Esquí, escalada, bici, rafting, barranquismo, surf. Reservas, monitores, cursos, cobros y facturas dejan de estar en hojas distintas. Waxpe los mantiene juntos, te dice quién está libre ahora y envía al cliente la propuesta, el enlace de pago y el recibo.
Es un rompecabezas constante entre monitores con titulaciones y disponibilidades distintas, clientes que hablan otros idiomas, precios que cambian con la temporada, agencias que venden por ti y una caja que tiene que cuadrar al céntimo. El software genérico ignora casi todo esto, y lo que ignora acaba en una hoja aparte.
Suena el teléfono
El cliente pregunta si queda sitio mañana por la mañana. La respuesta está en tres hojas distintas.
Precios de memoria
Temporada alta, fin de semana, descuento familiar. Quien contesta tiene que sabérselos todos.
El correo se queda sin respuesta
Una petición en francés que llega por la noche. Cuando la lees, el cliente ya ha reservado en otro sitio.
La caja no cuadra
Efectivo, tarjeta, transferencias, anticipos, pagos online. Al final del día alguien tiene que juntarlo todo.
Funciones
Cada uno ve su parte, todos trabajan con los mismos datos
La tarifa llega a la reserva, la reserva se convierte en factura, el pago online entra en la caja del día, el monitor sin documentos en regla desaparece de las asignaciones. Nadie vuelve a copiar nada.
Recepción
Contesta con la disponibilidad delante y cierra la venta sin cambiar de pantalla.
Cuadrante. El día en una cuadrícula: quién está libre, quién ocupado, quién de vacaciones. Se seleccionan las franjas y se reserva desde ahí, incluso varias horas o días a la vez. Vista por día, semana o mes.
Clases, cursos y paquetes. Varios clientes y participantes en la misma reserva, cursos colectivos con niveles, edades y plazas, paquetes con servicios extra. El precio se calcula mientras compones.
Propuestas al cliente. También a quien aún no es cliente: recibe un correo en su idioma, acepta desde el enlace y su ficha se crea en ese momento. Si no responde, los recordatorios salen solos.
Clases a la espera de monitor. Vende aunque no haya nadie libre: la clase queda en espera hasta que un monitor la coge, y el correo al cliente sale solo después de tu confirmación.
Dirección
Sabe en todo momento cómo va todo, sin preguntar a nadie.
Orden de llamada. Una puntuación, el range, decide qué monitor proponer primero y reparte el trabajo, en lugar de dar siempre más a quien ya tiene mucho. Se ve de dónde sale cada punto.
Disponibilidad real. Los monitores indican cuándo están, o cuándo no: Waxpe solo propone a quien de verdad se puede reservar.
Documentos y contratos. Titulaciones, seguros y vencimientos bajo control; contratos que aceptar antes de poder ser asignado.
Asistente. Haz una pregunta, incluso por voz desde el móvil: cuántas clases mañana, quién está libre el sábado, cuánto ha vendido una agencia. Responde con los datos reales.
Administración
Cada cobro queda vinculado a lo que de verdad se vendió.
Documentos fiscales. Recibos y facturas en PDF emitidos por la empresa correcta según la actividad vendida, con numeración separada para cada una. Tickets electrónicos italianos enviados a la Agencia Tributaria.
Pagos a plazos y online. Anticipos y pagos posteriores, fecha de la transferencia, enlace de pago enviado al cliente. Cuando paga online, el recibo sale solo.
Cierre de caja. Los cobros del día por método, tipo de venta, colaborador y empresa, listos para imprimir.
Retribuciones y gastos. Lo que corresponde a cada monitor, las notas de gastos de viaje con justificantes, las comisiones de los agentes por liquidar.
Monitores
Un área solo para ellos, desde el móvil, sin aplicaciones que instalar.
Acceso con código. Entran con un código recibido por correo, sin contraseñas que recordar.
Agenda y retribución. Ven su agenda, lo que cobran y las clases libres que pueden coger: se la queda el primero que acepta.
Disponibilidad y documentos. Indican cuándo están, actualizan sus datos y suben sus documentos, para que recepción no tenga que perseguirlos.
Clientes
Un área privada en su idioma, accesible desde cualquier correo recibido.
Todo en un sitio. Reservas, cursos, paquetes y documentos fiscales.
Pago online. Pagan lo que queda pendiente, una partida cada vez o todo junto.
Asistencia y clases. Confirman la asistencia al curso y eligen sus clases, cuando el curso lo prevé.
Agencias y socios
Un portal de venta con tus colores, para quien vende tus actividades.
Un portal por empresa. Con su logo, portada, colores y productos.
Carrito. Agencias, hoteles y socios buscan por fechas y participantes, añaden clases, cursos y paquetes al carrito y confirman. Las clases particulares ya tienen monitor asignado.
Comisiones. Cada agente tiene su enlace y su equipo. Las comisiones se calculan solas y quedan fijadas en el momento de la venta.
La diferencia
De la petición al recibo, sin volver a escribir nada
Los correos de los clientes llegan escritos de todas las formas posibles, en cuatro idiomas, a menudo reenviados desde el formulario de la web. Waxpe lee el buzón, reconoce cuáles son peticiones de disponibilidad y extrae fecha, número de personas, actividad, nivel y edad.
Después hace la parte que lleva tiempo: busca la disponibilidad real. Monitores libres a esa hora, que hablan el idioma del cliente y están cualificados para la especialidad pedida; cursos con plazas libres en el periodo indicado. A ti solo te queda decidir.
Si el cliente escribe «sábado 15» y el 15 es lunes, te lo señala en lugar de reservar el día equivocado.
Si no hay cursos en el periodo pedido, propone las fechas siguientes del mismo tipo de curso.
El formulario de petición para tu web ya pregunta lo necesario: la petición entra limpia, sin que nadie tenga que interpretarla.
Correo recibido
“Bonjour, nous sommes deux adultes débutants et nous aimerions faire une sortie canyoning entre le 12 et le 16 juillet, le matin si possible. Merci !”
Lo que saca Waxpe
Idioma
Francés
Periodo
12 – 16 de julio
Personas
2 adultos
Nivel
Principiante
Actividad
Barranquismo
Franja
Mañana
2 salidas con plazas en el periodo · 4 guías que hablan francés
1
Llega la petición
Por correo o desde el formulario que pones en tu web.
2
Waxpe la lee
Y te pone al lado monitores libres y cursos con plazas.
3
Envías la propuesta
Con un clic: el cliente la recibe en su idioma y la acepta desde el enlace.
4
El cliente paga online
Recibe el recibo al momento, y el cobro ya está en caja.
Venta online
Vender incluso con la recepción cerrada
Los hoteles, agencias y socios que te envían clientes pueden vender tus actividades desde tu portal, con precios de venta al público y disponibilidad real. Tú ves quién ha vendido qué, el cliente recibe confirmación y recibo, y el agente encuentra sus comisiones ya calculadas.
Un portal por empresa, con su logo, colores y portada.
Pago online con tarjeta a través de Stripe, o pago en el centro.
Cada venta registrada: canal, agencia y persona que la hizo.
Comisiones por actividad, categoría o curso, con el extracto para liquidar.
Portal · Hotel Mont Blanc
Clase particular de esquí · 2 h
sáb 14 feb · 10:00
130 €
Curso minigrupo 5 días
16 – 20 feb · 2 niños
540 €
Paquete semana bici
3 – 9 ago · 1 adulto
390 €
Total
1.060 €
Pagar con tarjeta
Comisión de la agencia calculada y fijada
Clientes de toda Europa
El idioma no es un detalle
El idioma que se habla es un dato del cliente y del monitor, no una nota al margen. Cuando buscas quién está libre, puedes filtrar por el idioma de quien tienes al teléfono; si nadie lo habla, Waxpe recurre al inglés y te lo dice, en lugar de reducir la búsqueda sin avisar.
Los correos salen en el idioma del cliente, igual que las áreas privadas y el portal de venta. El propio software habla el idioma de quien lo usa, y los textos se traducen con un clic.
ItalianoFrançaisEnglishDeutschEspañol
Para quién
Nacido sobre el terreno, no en un despacho
Waxpe no es un software de reservas adaptado al outdoor. Ha crecido dentro de una escuela de verdad, con lo que pasa de verdad: el monitor que habla alemán y hace falta ya, el curso que se llena, el recibo que tiene que salir con la empresa correcta, la agencia que pregunta cuánto le corresponde.
Esas cosas son las mismas para una escuela de esquí, un centro de rafting o una empresa de guías de montaña: cambian las disciplinas, no los problemas. Si tu empresa tiene monitores, salidas privadas y cursos colectivos, reconocerás tu día en la pantalla de inicio.
Preguntas frecuentes
Lo que más nos preguntan
¿Qué es Waxpe?
Waxpe es un software de gestión para quien organiza actividades al aire libre. Reúne en un único programa las clases y salidas privadas, los cursos colectivos y los paquetes, los monitores y guías con sus documentos, los clientes, las tarifas de temporada, los cobros y la facturación.
¿Para qué actividades sirve?
Para todas las que se venden por horas, por días, en paquetes o en cursos, guiadas por personas cualificadas: esquí y snowboard, escalada y alpinismo, bicicleta de montaña, rafting y kayak, barranquismo, surf, senderismo, vía ferrata, parapente. Las disciplinas y sus especialidades se configuran, no son una lista fija decidida por nosotros.
¿A quién va dirigido?
A escuelas, empresas de guías, centros y operadores que gestionan monitores, salidas privadas y cursos colectivos, y que hoy lo mantienen todo junto con hojas de cálculo, cuadernos y mensajes.
¿Cuánto cuesta?
El uso de la versión básica es gratuito. Las modificaciones y funciones a medida se presupuestan aparte, y algunos componentes tienen una cuota mensual.
¿Hay que instalar algo?
No, ni tú ni nadie. Waxpe funciona en el navegador, en ordenador, tableta y móvil. Monitores y clientes tienen cada uno su área privada, a la que acceden con un código recibido por correo.
¿Los clientes pueden pagar online?
Sí. Desde su área privada o desde un enlace que envías tú, el cliente paga con tarjeta lo que queda pendiente. El cobro entra en la caja del día y el recibo sale solo.
¿Waxpe emite también documentos fiscales?
Sí. Genera recibos y facturas en PDF emitidos por la empresa correcta según la actividad vendida, con numeración separada para cada una, y envía los tickets electrónicos italianos a la Agencia Tributaria.
¿Pueden agencias y hoteles vender mis actividades?
Sí. Cada agencia tiene acceso a tu portal de venta, con su propio equipo y su propio enlace. Vende a los precios de venta al público que tú decides y las comisiones se calculan solas.
¿Funciona con clientes extranjeros?
Sí. Los correos, el área de cliente y el portal de venta salen en el idioma del cliente, y cuando buscas quién está libre puedes filtrar por el idioma que habla.
¿Qué pasa con las peticiones que llegan por correo?
Waxpe lee el buzón, reconoce las peticiones de disponibilidad y extrae fecha, número de personas, actividad, nivel y edad. Después busca la disponibilidad real entre monitores libres y cursos con plazas. A recepción le llega la petición ya entendida, con las propuestas al lado.
Veámoslo con tu empresa
Media hora juntos, con tus monitores y tus cursos delante, para ver si Waxpe resuelve los problemas que tienes de verdad.
