Ski, Klettern, Bike, Rafting, Canyoning, Surfen. Buchungen, Lehrer, Kurse, Einnahmen und Belege liegen nicht mehr in verschiedenen Tabellen. Waxpe hält alles zusammen, zeigt Ihnen, wer gerade frei ist, und schickt dem Kunden Angebot, Zahlungslink und Beleg.
Läuft im Browser, auch auf dem Handy. Keine Installation, für niemanden.
Einsatzplan · heute
Marta B.
Klettern · FR EN
Luca R.
Rafting · IT
Chloé D.
Bike · FR
Andrea P.
Ski · IT DE
frei belegt
Eine Logik für ganz unterschiedliche Aktivitäten: Sie werden stundenweise, tageweise, als Paket oder als Kurs verkauft und brauchen qualifizierte Leute, die sie leiten.
Es ist ein ständiges Puzzle aus Lehrern mit unterschiedlichen Qualifikationen und Verfügbarkeiten, Kunden, die andere Sprachen sprechen, Preisen, die sich mit der Saison ändern, Agenturen, die für Sie verkaufen, und einer Kasse, die auf den Cent stimmen muss. Allgemeine Software ignoriert fast all das, und was sie ignoriert, landet auf einem separaten Zettel.
Das Telefon klingelt
Der Kunde fragt, ob morgen früh noch Platz ist. Die Antwort steht auf drei verschiedenen Listen.
Preise im Kopf
Hochsaison, Wochenende, Familienrabatt. Wer abhebt, muss alles auswendig wissen.
Die Mail bleibt liegen
Eine Anfrage auf Französisch kommt am Abend. Wenn Sie sie lesen, hat der Kunde schon woanders gebucht.
Die Kasse stimmt nicht
Bargeld, Karte, Überweisungen, Anzahlungen, Online-Zahlungen. Am Ende des Tages muss jemand alles wieder zusammenführen.
Funktionen
Jeder sieht seinen Teil, alle arbeiten mit denselben Daten
Der Tarif fließt in die Buchung, die Buchung wird zum Beleg, die Online-Zahlung landet in der Tageskasse, der Lehrer mit abgelaufenen Unterlagen verschwindet aus der Einteilung. Niemand tippt etwas doppelt ab.
Büro
Antwortet mit der Verfügbarkeit vor Augen und schließt den Verkauf ab, ohne den Bildschirm zu wechseln.
Einsatzplan. Der Tag als Raster: wer frei ist, wer beschäftigt, wer im Urlaub. Zeitfenster auswählen und direkt buchen, auch mehrere Stunden oder Tage auf einmal. Ansicht nach Tag, Woche oder Monat.
Stunden, Kurse und Pakete. Mehrere Kunden und Teilnehmer in derselben Buchung, Gruppenkurse mit Niveaus, Altersgruppen und Plätzen, Pakete mit Zusatzleistungen. Der Preis rechnet sich beim Eingeben.
Angebote an Kunden. Auch an alle, die noch keine Kunden sind: Sie erhalten eine Mail in ihrer Sprache, nehmen per Link an, und erst dann entsteht die Kundenkarte. Ohne Antwort gehen Erinnerungen von selbst raus.
Stunden, die auf einen Lehrer warten. Verkaufen, auch wenn niemand frei ist: Die Stunde wartet, bis ein Lehrer sie übernimmt, und der Kunde bekommt die Mail erst nach Ihrer Bestätigung.
Leitung
Weiß jederzeit, wie es läuft, ohne jemanden fragen zu müssen.
Einsatzreihenfolge. Ein Punktwert, der Range, entscheidet, welcher Lehrer zuerst vorgeschlagen wird, und verteilt die Arbeit, statt immer denen mehr zu geben, die schon viel haben. Jeder Punkt ist nachvollziehbar.
Echte Verfügbarkeit. Die Lehrer geben an, wann sie da sind oder wann nicht: Waxpe schlägt nur vor, wer wirklich buchbar ist.
Unterlagen und Verträge. Ausbildungen, Versicherungen und Fristen im Blick; Verträge, die vor der Einteilung angenommen werden müssen.
Assistent. Stellen Sie eine Frage, auch per Sprache vom Handy: wie viele Stunden morgen, wer am Samstag frei ist, wie viel eine Agentur verkauft hat. Die Antwort kommt aus den echten Daten.
Verwaltung
Jede Einnahme bleibt mit dem verknüpft, was wirklich verkauft wurde.
Belege und Rechnungen. Quittungen und Rechnungen als PDF, ausgestellt von der richtigen Firma für die verkaufte Leistung, mit eigener Nummerierung je Firma. Italienische elektronische Kassenbelege an die Steuerbehörde übermittelt.
Raten- und Online-Zahlungen. Anzahlungen und spätere Zahlungen, Datum der Überweisung, Zahlungslink an den Kunden. Zahlt er online, geht der Beleg von selbst raus.
Kassenabschluss. Die Tageseinnahmen nach Zahlungsart, Verkaufsart, Mitarbeiter und Firma, druckfertig.
Vergütungen und Spesen. Was jedem Lehrer zusteht, Reisekostenabrechnungen mit Belegen, Provisionen der Agenten zur Auszahlung.
Lehrer
Ein eigener Bereich, auf dem Handy, ohne App-Installation.
Zugang per Code. Sie melden sich mit einem per E-Mail erhaltenen Code an, ohne Passwort, das man sich merken muss.
Einsätze und Vergütung. Sie sehen ihre Einsätze, ihre Vergütung und freie Stunden zum Übernehmen: Wer zuerst zusagt, bekommt sie.
Verfügbarkeit und Unterlagen. Sie tragen ein, wann sie da sind, halten ihre Daten aktuell und laden Unterlagen hoch, damit das Büro ihnen nicht hinterherlaufen muss.
Kunden
Ein persönlicher Bereich in ihrer Sprache, erreichbar aus jeder erhaltenen Mail.
Alles an einem Ort. Buchungen, Kurse, Pakete und Belege.
Online bezahlen. Sie zahlen, was noch offen ist, einzeln oder alles auf einmal.
Anwesenheit und Stunden. Sie bestätigen die Teilnahme am Kurs und wählen ihre Stunden, wo der Kurs das vorsieht.
Agenturen und Partner
Ein Verkaufsportal in Ihren Farben, für alle, die Ihre Aktivitäten verkaufen.
Ein Portal pro Firma. Mit eigenem Logo, Titelbild, eigenen Farben und Produkten.
Warenkorb. Agenturen, Hotels und Partner suchen nach Zeitraum und Teilnehmern, legen Stunden, Kurse und Pakete in den Warenkorb und bestätigen. Privatstunden haben bereits einen Lehrer.
Provisionen. Jeder Agent hat seinen Link und sein Team. Provisionen rechnen sich von selbst und werden beim Verkauf festgeschrieben.
Der Unterschied
Von der Anfrage bis zum Beleg, ohne etwas abzutippen
Kundenmails sind auf jede erdenkliche Weise geschrieben, in vier Sprachen, oft weitergeleitet aus dem Formular der Website. Waxpe liest das Postfach, erkennt Verfügbarkeitsanfragen und entnimmt Datum, Personenzahl, Aktivität, Niveau und Alter.
Dann erledigt es den zeitraubenden Teil: Es sucht die echte Verfügbarkeit. Lehrer, die zu dieser Zeit frei sind, die Sprache des Kunden sprechen und für die gewünschte Spezialität qualifiziert sind; Kurse mit freien Plätzen im genannten Zeitraum. Ihnen bleibt nur die Entscheidung.
Schreibt der Kunde „Samstag, den 15.“ und der 15. ist ein Montag, weist Waxpe darauf hin, statt den falschen Tag zu buchen.
Gibt es im gewünschten Zeitraum keine Kurse, schlägt es die nächsten Termine derselben Kursart vor.
Das Anfrageformular für Ihre Website fragt schon alles Nötige ab: Die Anfrage kommt sauber an, niemand muss sie deuten.
Eingegangene Mail
“Bonjour, nous sommes deux adultes débutants et nous aimerions faire une sortie canyoning entre le 12 et le 16 juillet, le matin si possible. Merci !”
Was Waxpe daraus liest
Sprache
Französisch
Zeitraum
12.–16. Juli
Personen
2 Erwachsene
Niveau
Anfänger
Aktivität
Canyoning
Tageszeit
Vormittag
2 Touren mit freien Plätzen im Zeitraum · 4 französischsprachige Guides
1
Die Anfrage kommt
Per Mail oder über das Formular auf Ihrer Website.
2
Waxpe liest sie
Und stellt freie Lehrer und Kurse mit Plätzen daneben.
3
Sie schicken das Angebot
Mit einem Klick: Der Kunde erhält es in seiner Sprache und nimmt es per Link an.
4
Der Kunde zahlt online
Er bekommt sofort den Beleg, und die Einnahme ist schon in der Kasse.
Online-Verkauf
Verkaufen, auch wenn das Büro geschlossen ist
Hotels, Agenturen und Partner, die Ihnen Kunden schicken, können Ihre Aktivitäten über Ihr Portal verkaufen, zu Endkundenpreisen und mit echter Verfügbarkeit. Sie sehen, wer was verkauft hat, der Kunde erhält Bestätigung und Beleg, und der Agent findet seine Provision schon berechnet.
Ein Portal pro Firma, mit eigenem Logo, eigenen Farben und Titelbild.
Online-Kartenzahlung über Stripe oder Zahlung vor Ort.
Jeder Verkauf nachvollziehbar: Kanal, Agentur, Person, die verkauft hat.
Provisionen nach Aktivität, Kategorie oder einzelnem Kurs, mit Abrechnung zur Auszahlung.
Portal · Hotel Montblanc
Ski-Privatstunde · 2 Std.
Sa., 14. Feb. · 10:00
130 €
Kleingruppenkurs 5 Tage
16.–20. Feb. · 2 Kinder
540 €
Bike-Wochenpaket
3.–9. Aug. · 1 Erwachsener
390 €
Summe
1.060 €
Mit Karte zahlen
Agenturprovision berechnet und festgeschrieben
Kunden aus ganz Europa
Sprache ist kein Detail
Die gesprochene Sprache gehört zu den Daten von Kunden und Lehrern, sie ist keine Randnotiz. Wenn Sie suchen, wer frei ist, können Sie nach der Sprache des Anrufers filtern; spricht sie niemand, weicht Waxpe auf Englisch aus und sagt es Ihnen, statt die Suche heimlich einzuschränken.
Mails gehen in der Sprache des Kunden raus, ebenso die persönlichen Bereiche und das Verkaufsportal. Auch die Software selbst spricht die Sprache ihres Nutzers, und Texte werden mit einem Klick übersetzt.
ItalianoFrançaisEnglishDeutschEspañol
Für wen
Aus der Praxis, nicht vom Schreibtisch
Waxpe ist keine Buchungssoftware, die an Outdoor angepasst wurde. Es ist in einer echten Schule gewachsen, an dem, was wirklich passiert: der deutschsprachige Lehrer, der jetzt gebraucht wird, der Kurs, der sich füllt, der Beleg, der von der richtigen Firma kommen muss, die Agentur, die wissen will, was ihr zusteht.
Diese Dinge sind für eine Skischule, ein Rafting-Zentrum oder ein Bergführerbüro dieselben: Die Sportarten ändern sich, die Probleme nicht. Wenn Ihr Betrieb Lehrer, private Touren und Gruppenkurse hat, erkennen Sie Ihren Tag auf dem Startbildschirm wieder.
Häufige Fragen
Was wir oft gefragt werden
Was ist Waxpe?
Waxpe ist eine Verwaltungssoftware für Outdoor-Anbieter. Sie vereint in einem Programm Privatstunden und Touren, Gruppenkurse und Pakete, Lehrer und Guides mit ihren Unterlagen, Kunden, Saisontarife, Einnahmen und Belege.
Für welche Aktivitäten eignet sie sich?
Für alle, die stundenweise, tageweise, als Paket oder als Kurs verkauft und von qualifizierten Leuten geleitet werden: Ski und Snowboard, Klettern und Bergsteigen, Mountainbike, Rafting und Kajak, Canyoning, Surfen, Wandern, Klettersteig, Gleitschirm. Sportarten und Spezialitäten sind konfigurierbar, keine feste Liste von uns.
Für wen ist sie gedacht?
Für Schulen, Bergführerbüros, Zentren und Anbieter, die Lehrer, private Touren und Gruppenkurse organisieren und das heute mit Tabellen, Notizbüchern und Nachrichten zusammenhalten.
Was kostet das?
Die Basisversion ist kostenlos. Änderungen und Funktionen nach Maß werden separat angeboten, und einige Komponenten sind mit einer monatlichen Gebühr verbunden.
Muss ich etwas installieren?
Nein, weder Sie noch sonst jemand. Waxpe läuft im Browser, auf Computer, Tablet und Handy. Lehrer und Kunden haben jeweils ihren eigenen Bereich, in den sie sich mit einem per Mail erhaltenen Code einloggen.
Können Kunden online bezahlen?
Ja. Aus ihrem Bereich oder über einen Link, den Sie schicken, zahlen Kunden per Karte, was noch offen ist. Die Einnahme landet in der Tageskasse, der Beleg geht automatisch raus.
Stellt Waxpe auch Belege und Rechnungen aus?
Ja. Es erstellt Quittungen und Rechnungen als PDF, ausgestellt von der richtigen Firma für die verkaufte Leistung, mit eigener Nummerierung je Firma, und übermittelt italienische elektronische Kassenbelege an die Steuerbehörde.
Können Agenturen und Hotels meine Aktivitäten verkaufen?
Ja. Jede Agentur erhält Zugang zu Ihrem Verkaufsportal, mit eigenem Team und eigenem Link. Sie verkauft zu den Endkundenpreisen, die Sie festlegen, und die Provisionen rechnen sich von selbst.
Funktioniert das mit ausländischen Kunden?
Ja. Mails, Kundenbereich und Verkaufsportal erscheinen in der Sprache des Kunden, und bei der Suche nach freien Lehrern können Sie nach seiner Sprache filtern.
Was passiert mit Anfragen per Mail?
Waxpe liest das Postfach, erkennt Verfügbarkeitsanfragen und entnimmt Datum, Personenzahl, Aktivität, Niveau und Alter. Dann sucht es die echte Verfügbarkeit bei freien Lehrern und Kursen mit Plätzen. Das Büro bekommt die Anfrage schon verstanden, mit Vorschlägen daneben.
Schauen wir es uns mit Ihrem Betrieb an
Eine halbe Stunde gemeinsam, mit Ihren Lehrern und Kursen vor Augen, um zu sehen, ob Waxpe die Probleme löst, die Sie wirklich haben.